1. Cine este operatorul datelor
Operatorul datelor cu caracter personal este GOOD MOOD SRL, companie comerciala din Romania, care administreaza website-ul GoodMoodRooms.ro si serviciile de cazare Good Mood Smart Rooms.
2. Ce date personale colectam
Colectam doar datele necesare pentru rezervare, cazare, comunicare, identificarea oaspetilor si respectarea obligatiilor legale.
| Categoria de date | Exemple | Cand le colectam |
|---|---|---|
| Date de identificare | Nume, prenume, cetatenie, data nasterii, locul nasterii, domiciliu stabil | La efectuarea rezervarii, la completarea fisei de cazare sau inainte de Self Check-in |
| Date de contact | Telefon, email | Pentru confirmarea rezervarii, comunicari despre sejur si transmiterea codului de acces |
| Date din actul de identitate | Tip act, serie, numar, CNP, date necesare pentru registrul de evidenta a persoanelor cazate | La cazare, conform obligatiilor legale aplicabile unitatilor de cazare |
| Date despre rezervare | Data sosirii, data plecarii, camera, numar adulti/copii, servicii optionale, scopul calatoriei | La rezervare si pe durata administrarii sejurului |
| Date de plata si facturare | Metoda de plata, suma achitata, date necesare pentru documente fiscale | La plata, emitere factura/chitanta sau confirmarea avansului |
| Date tehnice | Adresa IP, browser, dispozitiv, loguri tehnice, cookies necesare | Cand folosesti website-ul |
3. Scopurile si temeiurile prelucrarii
Datele sunt prelucrate pentru scopuri clare, determinate si legitime.
- Preluarea si confirmarea rezervarilor: pentru incheierea si executarea contractului de cazare.
- Comunicarea cu oaspetele: pentru confirmari, modificari, informatii despre check-in, check-out si sejur.
- Transmiterea codului de Self Check-in: pentru accesul in locatie si camera rezervata.
- Completarea registrului de evidenta a persoanelor cazate: pentru respectarea obligatiilor legale aplicabile unitatilor de cazare.
- Emiterea documentelor fiscale: pentru respectarea obligatiilor contabile si fiscale.
- Administrarea serviciilor optionale: mic dejun, acces la piscina sau alte servicii solicitate.
- Securitatea locatiei si prevenirea abuzurilor: interes legitim privind protectia bunurilor, clientilor si sistemelor de acces.
- Solutionarea solicitarilor si reclamatiilor: pentru comunicare, aparare drepturi si imbunatatirea serviciilor.
4. Registrul de evidenta a persoanelor cazate
In calitate de unitate de cazare, Good Mood Smart Rooms poate avea obligatia de a tine evidenta persoanelor cazate. Evidenta poate fi tinuta in format fizic sau electronic, cu respectarea cerintelor legale si de securitate.
In registru sau in fisa de cazare pot fi introduse date precum:
- nume si prenume;
- data nasterii si locul nasterii;
- cetatenie;
- domiciliu stabil;
- tipul actului de identitate, seria si numarul;
- CNP, daca este necesar potrivit obligatiilor legale aplicabile;
- data sosirii si data estimata a plecarii;
- scopul calatoriei, de exemplu turism sau interes profesional;
- semnatura oaspetelui, daca se foloseste fisa fizica sau procedura care o solicita.
5. Actul de identitate si copii dupa buletin
Pentru identificare, oaspetele poate fi rugat sa prezinte un act de identitate valabil. Datele necesare se citesc si se introduc in fisa/registrul de cazare.
Politica Good Mood Smart Rooms este:
- actul de identitate este folosit pentru verificare si completarea datelor necesare;
- actul este restituit oaspetelui dupa verificare;
- nu se pastreaza copii foto sau fotocopii ale actului de identitate, cu exceptia cazurilor in care o obligatie legala expresa ar impune acest lucru;
- daca un document incarcat in sistem este necesar doar pentru verificare temporara, acesta se sterge dupa finalizarea verificarii sau cel tarziu dupa sejur, daca nu exista o obligatie legala de pastrare.
6. Cat timp pastram datele
Pastram datele doar atat timp cat este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau cat timp exista o obligatie legala de pastrare.
| Tip de date | Durata orientativa | Motiv |
|---|---|---|
| Date rezervare | Pe durata administrarii rezervarii si ulterior cat este necesar pentru evidenta si aparare drepturi | Executarea serviciului de cazare si solutionarea eventualelor solicitari |
| Date din registrul/fisa de cazare | Conform obligatiilor legale aplicabile unitatilor de cazare. Daca procedura interna stabileste 5 ani, datele se arhiveaza in siguranta pe aceasta perioada | Evidenta persoanelor cazate si cerinte ale autoritatilor competente |
| Copii/poze acte de identitate | Nu se pastreaza dupa verificare sau dupa sejur, daca nu exista obligatie legala expresa | Minimizarea datelor si reducerea riscurilor GDPR |
| Date fiscale | Conform termenelor legale fiscale si contabile | Obligatii fiscale si contabile |
| Loguri tehnice website | Pe durata necesara pentru securitate, mentenanta si prevenirea abuzurilor | Securitatea website-ului si functionarea serviciului |
Dupa expirarea perioadei de pastrare, datele sunt sterse, anonimizate sau distruse in conditii de siguranta.
7. Cui putem transmite datele
Datele pot fi comunicate doar atunci cand este necesar, proportional si justificat.
- Autoritati publice competente: politie, autoritati fiscale sau alte institutii, atunci cand exista o cerere legala sau o obligatie aplicabila.
- Furnizori tehnici: hosting, mentenanta website, sisteme de rezervare, email, procesatori de plata, daca sunt folositi.
- Contabilitate si consultanti: pentru obligatii fiscale, contabile sau juridice.
- Procesatori de plata: daca plata online cu cardul este disponibila.
Furnizorii care prelucreaza date in numele nostru trebuie sa respecte confidentialitatea si securitatea datelor.
8. Masuri de securitate
Aplicam masuri tehnice si organizatorice pentru protejarea datelor personale impotriva accesului neautorizat, pierderii, modificarii sau divulgarii nepermise.
- acces limitat la date, doar pentru persoanele care au nevoie operationala;
- parole si conturi individuale pentru sistemele administrative;
- pastrarea documentelor fizice in spatii securizate;
- stergerea documentelor care nu mai sunt necesare;
- evitarea transmiterii neprotejate a actelor de identitate;
- actualizarea periodica a sistemelor si monitorizarea accesului.
9. Drepturile persoanelor vizate
In conditiile prevazute de legislatia privind protectia datelor, ai urmatoarele drepturi:
- dreptul de acces la datele tale;
- dreptul la rectificarea datelor incorecte sau incomplete;
- dreptul la stergere, atunci cand datele nu mai sunt necesare sau nu exista temei legal pentru pastrare;
- dreptul la restrictionarea prelucrarii;
- dreptul la opozitie, in anumite situatii;
- dreptul la portabilitatea datelor, daca este aplicabil;
- dreptul de a retrage consimtamantul, atunci cand prelucrarea se bazeaza pe consimtamant;
- dreptul de a depune plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.
Pentru exercitarea drepturilor, ne poti contacta la contact@goodmoodrooms.ro. Este posibil sa solicitam informatii suplimentare pentru confirmarea identitatii solicitantului.
10. Cookies si date tehnice
Website-ul poate folosi cookies strict necesare pentru functionarea paginilor, securitate, sesiune, formulare si experienta de utilizare.
Daca vor fi folosite cookies de analiza, marketing, tracking sau servicii externe precum Google Analytics, Meta Pixel sau instrumente similare, acestea trebuie afisate intr-un banner de consimtamant si descrise intr-o politica de cookies separata sau in aceasta pagina.
11. Contact pentru date personale
Pentru orice intrebare privind prelucrarea datelor personale sau pentru exercitarea drepturilor GDPR, ne poti contacta folosind datele de mai jos.
Ultima actualizare: 22.09.2026